Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist der CVJM Münchberg e.V., Marienstraße 13, 95213 Münchberg. Ansprechpersonen für Datenschutzfragen sind über datenschutz@cvjm-muenchberg.de erreichbar.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten der anmeldenden sowie der teilnehmenden Personen zu folgenden Zwecken:

• Vertragsabwicklung: Name, Anschrift, Geburtsdatum und Kontaktdaten zur Organisation, Rechnungsstellung und Kommunikation.

• Sicherheit und Fürsorge: Angaben zu Allergien, Unverträglichkeiten, chronischen Erkrankungen, erforderlichen Medikamenten sowie Schwimmfähigkeiten. Diese Daten dienen ausschließlich dazu, die Gesundheit der Teilnehmenden während der Freizeit bestmöglich zu schützen.

• Notfallmanagement: Kontaktdaten von Erziehungsberechtigten oder Notfallkontakten.

Die Verarbeitung der Stammdaten erfolgt zur Erfüllung des Reisevertrages (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Verarbeitung von Gesundheitsdaten erfolgt auf Grundlage der ausdrücklichen Einwilligung der Teilnehmenden bzw. deren Erziehungsberechtigten (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).

Innerhalb des Vereins erhalten nur die Personen Zugriff auf die Daten, die diese für die Durchführung der Freizeit zwingend benötigen (insbes. die jeweilige Freizeitleitung und das Küchenteam). Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur in folgendem Rahmen:

• Belegungshäuser & Catering: Informationen zu Verpflegungswünschen oder Allergien (in der Regel anonymisiert oder pseudonymisiert).

• Zuschussgeber: Zur Erlangung von Fördermitteln (z. B. kommunale Jugendpflege, Bayerischer Jugendring) müssen teilweise Teilnehmendenlisten (Name, Alter, Wohnort) eingereicht werden.

• Versicherungen: Im Falle eines Versicherungsfalles (Unfall, Haftpflicht).

• Partnerorganisationen: Bei Kooperationsveranstaltungen (z. B. mit der Evang. Kirchengemeinde Münchberg).

Gesundheitsbezogene Daten und Notfallkontakte werden nach Abschluss der Freizeit und der Klärung etwaiger Nachfragen zeitnah vernichtet bzw. gelöscht. Daten, die einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen (z. B. Buchungsbelege für 10 Jahre, Zuschusslisten gemäß Richtlinien), werden für die Dauer dieser Fristen archiviert und anschließend gelöscht.

Alle Teilnehmenden haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung ihrer Daten. Zudem kann eine erteilte Einwilligung (insbes. bzgl. Gesundheitsdaten oder Mediennutzung) jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Hierzu genügt eine formlose Nachricht an die oben genannten Kontaktdaten.